Hostess per eventi il tocco umano che fa la differenza

Articolo di giornalismo partecipativo pubblicato il 28/06/2018 in Costume e società da Massimo Serrini
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Massimo Serrini

Nessuno può fingere che le modalità di contatto e comunicazione, anche a livello professionale, siano andate cambiando rapidamente in questi ultimi anni. L’introduzione del digitale ha modificato in maniera radicale le occasioni in cui si comunica, e strumenti un tempo ritenuti impersonali e freddi sono diventati sempre più lo standard per molte tipologie di contatto. Questo non significa, tuttavia, che l’incontrarsi di persona abbia perso il suo ruolo: al contrario, anzi, il rarefarsi di questo tipo di occasioni le ha, per certi versi, rese ancora più importanti e significative, perché più rare. In situazioni come fiere, convegni e congressi, quindi, saper dare un tocco umano è essenziale per sfruttare al meglio le peculiarità caratteristiche di questo tipo di comunicazione e contatto personale: e a tale scopo, riveste un’importanza fondamentale l’impiego di hostess per eventi competenti e capaci, che sappiano gestire la situazione in modo scorrevole e piacevole. Sono tre le principali tipologie di hostess che trovano impiego agli eventi:

HOSTESS DI SEGRETERIA
Si dice spesso che il primo impatto è quello che forma l’impressione più indelebile, e nel caso di convegni ed eventi simili questo è sicuramente vero. E il primo punto di contatto con l’organizzazione che ha un invitato ad un convegno è quello con la persona che lo riceve e lo introduce – ossia, appunto, l’hostess di segreteria. È questa figura a dare il benvenuto, a chiarire qualsiasi dubbio preliminare, a fornire materiali informativi (e se necessario anche le apparecchiature per la traduzione simultanea) e anche a ritirare, ove richiesto, le quote d’iscrizione. Il ruolo di questa persona  nel lasciare un buon ricordo dell’esperienza di un convegno è essenziale.

HOSTESS DI SALA
Se alla segreteria spetta il compito dell’accoglienza, alla hostess di sala di un convegno è affidato invece il compito della gestione e dell’assistenza durante l’evento stesso. In situazioni di questo tipo, i dettagli sono fondamentali, e la loro gestione corretta dà un’immediata sensazione di professionalità ed efficienza che si riflette su chi ha organizzato l’evento stesso. Dall’accompagnare i presenti ai loro posti, al rispondere alle loro piccole necessità, fino al porgere i microfoni per gli interventi o provvedere al riordino dopo ogni giornata, le hostess di sala svolgono funzioni assolutamente essenziali per la buona riuscita di un congresso.

HOSTESS PER FIERE
La fiera di settore è forse l’esempio più lampante della trasformazione nella modalità di contatto professionale di cui parlavamo. Un tempo unica occasione di contatto fra realtà lontane, oggi è un evento molto diverso, dove va valorizzato al massimo l’aspetto dell’incontro umano e personale.  Hostess professionali, che si occupino dell’accoglienza allo stand, della conversazione con i visitatori in attesa di parlare con un responsabile, o della consegna dei vari materiali promozionali e illustrativi, possono essere il contributo determinante per far rendere al massimo la partecipazione di un’azienda ad una fiera specializzata.

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