Conservazione delle fatture elettroniche: guida per professionisti e aziende

pubblicato il 03/05/2021 in Attualità
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Nel confermare il successo della fatturazione elettronica, il parlamento ha recentemente richiesto alla commissione Europea di prorogare tale obbligo fino al 2024. Ha chiesto, inoltre, di poter includere 1,5 milioni di professionisti che attualmente ne sono esentati in quanto beneficiari di regime forfettario, un regime di tasse agevolato del 15% o del 5% nel caso in cui si tratti di startup.

Il tema della fatturazione elettronica è molto sentito, anche per i risvolti legali che esso può comportare. Molti professionisti cercano spesso informazioni riguardo le corrette procedure digitali e ancora di più sono le ricerche relative alla conservazione fatture elettroniche. Come indicato nella guida sul sito di Danea, specializzata in software di fatturazione e gestione magazzino per professionisti ed imprese, il tema della produzione e della conservazione delle fatture elettroniche va trattato con precisione. 

Acquisire le giuste informazioni al riguardo permette di non commettere errori nell’utilizzo dei software di fatturazione ed evitare problemi con la conservazione dei documenti.

In cosa consiste la conservazione di una fattura elettronica? È una procedura informatica che attribuisce valore legale nel tempo a un documento digitale. La procedura di conservazione è essenzialmente composta di 5 step

Il primo riguarda la produzione degli stessi contenuti di una fattura cartacea, ma in formato XML. Il secondo prevede la presenza di una firma elettronica qualificata, utile a dare valore al documento: è l’equivalente della firma autografa che solitamente si appone sui documenti cartacei. 

Il terzo step corrisponde all’ indicizzazione, ovvero l’assegnazione alla fattura di un sottoinsieme di dati che la rendono identificabile e anche facilmente ritrovabile qualora si dovesse poi cercare in archivio. Il quarto consiste nella creazione del lotto di conservazione, ovvero dell’inserimento della fattura in un gruppo più ampio di fatture ordinate cronologicamente. Infine, il quinto e ultimo step concerne la chiusura del lotto con marca temporale e firma

La normativa impone poi di conservare i lotti di fatture per 10 anni.

La conservazione della fattura elettronica permette al professionista di essere in regola con la legislazione. Ma questo non è l’unico aspetto positivo. Risparmio di tempi e di costi sono due aspetti evidenti che l’uso di tale procedura comporta. Ricercare manualmente una fattura cartacea richiede certamente più tempo che effettuare la ricerca tramite pc. Inoltre, non dovendo più conservare la carta, si guadagnano spazio e soldi legati ai costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.

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